තමුන් ලව්වාම වැඩ කරවා ගැනීම හෙවත් Getting Things Done (GTD)
තමුන් ලව්වාම වැඩ කරවා ගැනීම හෙවත් Getting Things Done (GTD)
වැඩ ගොඩක් එකතු උනාම මට වැඩ කරන්න හරිම අමාරුයි. ඒ වගේ වෙලාවට කෝකද ඉස්සෙල්ලා කරන්නෙ කොතනින්ද පටන්ගන්නෙ කියලා හිත හිත කරන්න තියෙන වැඩ දිහා බල බල එහෙට මෙහෙට යනවා මිසක් එකක්වත් පටන්ගන්න හිතෙන්නෙ නෑ. ඉතින් ඔය දුර්වලතාවය මඟ ඇරගන්න හිතාගෙන මම කියවන්න පටන්ගත්තා ඵලදායිතාවය ගැන ලියවෙච්ච පොතක්. ඒකෙ නම තමයි "Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity". David Allen කියන කතුවරයා තමයි ලියලා තියෙන්නෙ. ඉතින් මේ පොතෙන් මම ඉගෙනගත්තු කරුණු තවත් කාටහරි ප්රයෝජනවත් වෙන්නත් යථා කාලයේදී මටම කියවගන්න පුළුවන් වෙන්නත් හිතාගෙන ලියලා දාන්න හිතුවා.
මේ පොතේ මම දැකපු විශේෂම කාරණාවක් තමයි මුළු පොතේම හරය එක් පින්තූරයකට/ගැලීම් සටහනකට ගොනු කරලා තියෙන එක. පහළින් තියෙන්නෙ ඒ පින්තූරය. මම ඒ ගැන විස්තර කළාම ඒ ගැන තරමක් වැටහේවි. කැමති අයට පුළුවන් පොත කියෝලම වැඩේට බහින්න. ඔව්. තමුන්ගෙ වැඩ තමුන් ලව්වාම කරවගන්න පටන්ගන්න.
Stuff : මෙතනින් අදහස් කරන්නේ අපි දරාගෙන ඉන්න සියලුම දේවල්. කරන්න තියෙන දේවල්. කරන්න හිතාගෙන ඉන්න දේවල්. කොටින්ම කිව්වොත් මොළේ පිරෙන්ඩ තියෙන දේවල් ඔක්කොම තමයි මේ කොටසට අයිති වෙන්නෙ.
GTD ක්රමයේ මූලික දෙයක් තමයි යම් වැඩක් කරන අතරෙ ඒකටම හිත යොමු කරලා පුළුවන් ඉක්මණින් ඒක ඉවර කරලා දැමීම. යම් වැඩක් කරන අතරේ වෙන වෙන ඒවා හිත හිත ඉඳීම කාලය කා දැමීමක් කියලයි කතුවරයා කියන්නෙ. එහෙම හිතන්න ගියාම වෙන්නෙ නැවත නැවත කිහිප වතාවක් එකම දේ ගැන හිතීමෙන් කාලය නාස්ති වීමලු. කරන වැඩෙත් කල්පනාවෙන් ඉක්මණින් කරන්න වෙන්නෙ නෑ. ඒක නිසා තමුන්ගෙ හිතේ තියෙන ඔක්කොම දේවල් අරන් දාන්න ඕනෙ In-basket එකට.
In-basket එක කියන්නෙ ඇත්තම බාස්කට් එකක් වෙන්නත් පුළුවන්. කොහොමහරි අපි දරාගෙන ඉන්න දේවල් තාවකාලිකව තියන්න පුළුවන් තැනක්. එහෙම කළාම නැවත නැවත ඒ ගැන හිතන එක මොළය නවතා දමනවලු. ඒකෙන් කරන වැඩේ හිත එකඟ කරගෙන කරන්න පුළුවන් වෙනවා. ඒ වගේම කිසිම දෙයක් වැදගත් නෑ කියලා හිතලා මෙතනට නොදා ඉන්න එපාලු. උදාහරණයකට කිව්වොත් ළමයෙකුට පුංචි තෑග්ගක් දෙන්න හිතුනොත් ඒකත් මේකට දාන්න ඕනෙ. තෑග්ග නෙමෙයි සිතුවිල්ල.
එහෙම නොකළොත් වෙන වැඩ කරන අතරෙදි ආයෙම ආයෙම මේ ගැන හිතාවි. එතකොට ඒ සුළු දේ වෙනුවෙනුත් අමතර කාලයක් යොදන්න සිදුවෙනවා.
What is it? : අපි In-basket එක පුරෝගෙන අපේ මොළේ තියෙන ඔක්කොම නිදහස් කළාට පස්සෙ ආයෙ බාස්කට් එකෙන් එක එක අරගෙන බලන්න ඕනෙ අපිට මොනාද කරන්න පුළුවන් කියලා. ඒ ගන්න එක එක කාරණාවලට කරන්න පුළුවන් දේවල් තමා ගැලීම් සටහනෙ පෙන්වලා තියෙන්නෙ. මෙතනදි එක නීතියක් තියෙනවා බාස්කට් එකෙන් ගත්තු කිසිම දෙයක් ආපහු බාස්කට් එකට දාන්න බෑ. මොකද ආයෙ දාන්න පුළුවන් උනොත් කුණු ටික ආයෙ බාස්කට් එක ඇතුළෙම කැරකි කැරකි තියෙයි.
Is it actionable? : ඔන්න අපි බාස්කට් එකේ තියෙන එව්වා වර්ගීකරණය කරන්නයි යන්නෙ. මුලින්ම බලන්න ඕනෙ ඒකෙ තියෙන ඒවා යම්කිසි කාර්යයකට සම්බන්ධද නැද්ද? කියන එක. අපි හිතමුකො අපිට බස් ටිකට් එකක් බාස්කට් එකේ තිබිලා හම්බුනා කියලා. ඒකට කිසිම කාර්යයක් කරන්න බෑ. ඒවගේම ඒකෙන් ඇති වැඩකුත් නෑ. අපි ඒක දානවා කුණුබක්කියට (trash) . අපිට වැඩකට නැති ඔක්කොටම මෙහෙම කරන්න පුළුවන්.
ඊළඟට හම්බෙනවා අනාගතේ කරන්න තියෙන දෙයක්. අපි හිතමුකො "මම කවදාහරි ලෝකයේ හොඳම හෝටලයට ගිහින් බඩ පැලෙන්න කනවා" කියලා. ඒක මට දැන්මම කරන්න බෑ. මොකද මා ගාව සල්ලි නෑනෙ. අනික මේ හොඳම හෝටලය හොයාගෙන යන්න වෙලාවත් නෙමෙයි. මම ඒකදානවා කවදාහරි/සමහරවිට (Someday/may be) කරන ගොඩට.
ඊළඟට මට හම්බවෙනවා සිතියමක් වගේ දෙයක්. ඒක සම්බන්ධ කාර්යයකුත් නෑ. ඒත් කවදාහරි මම චාරිකාවක් යන දවසට මේක ප්රයෝජනවත් වෙයි. ඒක Reference ගොඩේ එකතු කරනවා.ඒ ගොඩට දාන්නේ මම කරන්න ඉන්න කාර්යයන්ට උදව් වෙයි කියලා හිතෙන ඒවා.
මම ඒ උදාහරණ දුන්නේ කිසියම් කාර්යයකට සම්බන්ධ නැති ඒවට. දැන් බලමු කාර්යයකට සම්බන්ධ ඒවා. හිතමු මට කාර් එකේ බ්රේක් හදාගන්න ඕනෙ. මේක කිසියම් දෙයක් කරන්න තියෙන වැඩක්නෙ. එතකොටම මම බලන්න ඕන දේ තමයි ඒක සාර්ථකව නිමා කරන්න නම් කරන්න ඕනෙ ඊළඟ වැඩය මොකක්ද (What is the next action?) කියලා තීරණය කරන එක. අපි කාර් එක හදන වැඩය ගමුකො. කෙනෙකුට ඒකෙදි කරන්න තියෙන ඊළඟ දේ කාර් එක ගරාජ් එකට දාන එක වෙන්න පුළුවන්. තව කෙනෙකුට කෝල් කරලා ගරාජ් එක ඇරලද නැද්ද? කියලා බලන එක වෙන්න පුළුවන්. තව කෙනෙකුට මොකක්ද හොඳ ගරාජ් එක කියලා යාළුවෙකුගෙන් අහගන්න එක වෙන්න පුළුවන්.
ඊළඟ දේ දැනගත්තම හරිම ලේසියි ඒ සම්පූර්ණ දේ ඉක්මණින් කරන්න. ඒ කාර්යයට ගතවෙන්නෙ විනාඩි දෙකකට අඩු කාලයක් නම් එවලෙම ඒක කරන්න (Do it) කියලයි කතුවරයා කියන්නෙ. මට හිතිච්ච විදිහට නම් මේක තමයි ක්රමයේ තියෙන ලොකුම වාසිය. විනාඩි දෙකකට අඩු වැඩ එවලෙම. හිතට එන වෙලේම. උදාහරණෙකට ගරාජ් එකේ ඉඩ තියෙනවද කියන එක එවලෙම අහන්න පුළුවන්.
එහෙම නැතුව මෙහෙම උනොත්. අපිට හොඳ ගරාජ් එකක් හොයාගන්න ඕනෙ හිතිලා අපි යාළුවෙකුට කියනවා එහෙම එකක් හොයලා කියන්න (Delegate it) කියලා. ඉතින් එයා උත්තරයක් දෙනකම් අපි කාර්යය දාගන්නවා waiting ලිස්ට් එකට.
යම්කිසි විශේෂ දිනයක කරන්න ඕනෙ දේවල් දාගන්නෙ කැලැන්ඩර් (Calendar) කියන කොටසට. උදාහරණෙකට ගරාජ් හිමියා කියනවා ලබන සෙනසුරාදා තමයි වාහනේ හදන්න පුළුවන් කියලා. ඉතින් අපේ කාර්යය එදාට දාගන්නවා.
Next actions කියලා කියන්නෙ අපිට ඒ දේ කරන්න ඉඩක් ලැබිච්ච හැටියෙම කරන්න ඕනෙ කියන ලෑස්තුව. උදාහරණෙකට අපි ඉන්න තැන ඉඳන් වෙන තැනකට යන්න ඕනාවෙන කාර්යයක්.
මේ ඔක්කොටම අමතරව අපේ කාර්යය ලොකු නම් අපි ඒක ප්රොජෙක්ට් (Project) එකක් විදිහට සළකලා ආයෙ කුඩා කාර්යයන්ට වෙන් කරගෙන එනවා.
ඔන්න ඕක තමයි පොතේ කතාව. ඕගොල්ලොත් කැමති නම් මෙතනින් ගිහින් බාගෙන කියවලා බලන්න.
ඉස්සුවේ
මෙතනින්
තමුන් ලව්වාම වැඩ කරවා ගැනීම හෙවත් Getting Things Done (GTD)
වැඩ ගොඩක් එකතු උනාම මට වැඩ කරන්න හරිම අමාරුයි. ඒ වගේ වෙලාවට කෝකද ඉස්සෙල්ලා කරන්නෙ කොතනින්ද පටන්ගන්නෙ කියලා හිත හිත කරන්න තියෙන වැඩ දිහා බල බල එහෙට මෙහෙට යනවා මිසක් එකක්වත් පටන්ගන්න හිතෙන්නෙ නෑ. ඉතින් ඔය දුර්වලතාවය මඟ ඇරගන්න හිතාගෙන මම කියවන්න පටන්ගත්තා ඵලදායිතාවය ගැන ලියවෙච්ච පොතක්. ඒකෙ නම තමයි "Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity". David Allen කියන කතුවරයා තමයි ලියලා තියෙන්නෙ. ඉතින් මේ පොතෙන් මම ඉගෙනගත්තු කරුණු තවත් කාටහරි ප්රයෝජනවත් වෙන්නත් යථා කාලයේදී මටම කියවගන්න පුළුවන් වෙන්නත් හිතාගෙන ලියලා දාන්න හිතුවා.
මේ පොතේ මම දැකපු විශේෂම කාරණාවක් තමයි මුළු පොතේම හරය එක් පින්තූරයකට/ගැලීම් සටහනකට ගොනු කරලා තියෙන එක. පහළින් තියෙන්නෙ ඒ පින්තූරය. මම ඒ ගැන විස්තර කළාම ඒ ගැන තරමක් වැටහේවි. කැමති අයට පුළුවන් පොත කියෝලම වැඩේට බහින්න. ඔව්. තමුන්ගෙ වැඩ තමුන් ලව්වාම කරවගන්න පටන්ගන්න.
Stuff : මෙතනින් අදහස් කරන්නේ අපි දරාගෙන ඉන්න සියලුම දේවල්. කරන්න තියෙන දේවල්. කරන්න හිතාගෙන ඉන්න දේවල්. කොටින්ම කිව්වොත් මොළේ පිරෙන්ඩ තියෙන දේවල් ඔක්කොම තමයි මේ කොටසට අයිති වෙන්නෙ.
GTD ක්රමයේ මූලික දෙයක් තමයි යම් වැඩක් කරන අතරෙ ඒකටම හිත යොමු කරලා පුළුවන් ඉක්මණින් ඒක ඉවර කරලා දැමීම. යම් වැඩක් කරන අතරේ වෙන වෙන ඒවා හිත හිත ඉඳීම කාලය කා දැමීමක් කියලයි කතුවරයා කියන්නෙ. එහෙම හිතන්න ගියාම වෙන්නෙ නැවත නැවත කිහිප වතාවක් එකම දේ ගැන හිතීමෙන් කාලය නාස්ති වීමලු. කරන වැඩෙත් කල්පනාවෙන් ඉක්මණින් කරන්න වෙන්නෙ නෑ. ඒක නිසා තමුන්ගෙ හිතේ තියෙන ඔක්කොම දේවල් අරන් දාන්න ඕනෙ In-basket එකට.
In-basket එක කියන්නෙ ඇත්තම බාස්කට් එකක් වෙන්නත් පුළුවන්. කොහොමහරි අපි දරාගෙන ඉන්න දේවල් තාවකාලිකව තියන්න පුළුවන් තැනක්. එහෙම කළාම නැවත නැවත ඒ ගැන හිතන එක මොළය නවතා දමනවලු. ඒකෙන් කරන වැඩේ හිත එකඟ කරගෙන කරන්න පුළුවන් වෙනවා. ඒ වගේම කිසිම දෙයක් වැදගත් නෑ කියලා හිතලා මෙතනට නොදා ඉන්න එපාලු. උදාහරණයකට කිව්වොත් ළමයෙකුට පුංචි තෑග්ගක් දෙන්න හිතුනොත් ඒකත් මේකට දාන්න ඕනෙ. තෑග්ග නෙමෙයි සිතුවිල්ල.
එහෙම නොකළොත් වෙන වැඩ කරන අතරෙදි ආයෙම ආයෙම මේ ගැන හිතාවි. එතකොට ඒ සුළු දේ වෙනුවෙනුත් අමතර කාලයක් යොදන්න සිදුවෙනවා. What is it? : අපි In-basket එක පුරෝගෙන අපේ මොළේ තියෙන ඔක්කොම නිදහස් කළාට පස්සෙ ආයෙ බාස්කට් එකෙන් එක එක අරගෙන බලන්න ඕනෙ අපිට මොනාද කරන්න පුළුවන් කියලා. ඒ ගන්න එක එක කාරණාවලට කරන්න පුළුවන් දේවල් තමා ගැලීම් සටහනෙ පෙන්වලා තියෙන්නෙ. මෙතනදි එක නීතියක් තියෙනවා බාස්කට් එකෙන් ගත්තු කිසිම දෙයක් ආපහු බාස්කට් එකට දාන්න බෑ. මොකද ආයෙ දාන්න පුළුවන් උනොත් කුණු ටික ආයෙ බාස්කට් එක ඇතුළෙම කැරකි කැරකි තියෙයි.
Is it actionable? : ඔන්න අපි බාස්කට් එකේ තියෙන එව්වා වර්ගීකරණය කරන්නයි යන්නෙ. මුලින්ම බලන්න ඕනෙ ඒකෙ තියෙන ඒවා යම්කිසි කාර්යයකට සම්බන්ධද නැද්ද? කියන එක. අපි හිතමුකො අපිට බස් ටිකට් එකක් බාස්කට් එකේ තිබිලා හම්බුනා කියලා. ඒකට කිසිම කාර්යයක් කරන්න බෑ. ඒවගේම ඒකෙන් ඇති වැඩකුත් නෑ. අපි ඒක දානවා කුණුබක්කියට (trash) . අපිට වැඩකට නැති ඔක්කොටම මෙහෙම කරන්න පුළුවන්.
ඊළඟට හම්බෙනවා අනාගතේ කරන්න තියෙන දෙයක්. අපි හිතමුකො "මම කවදාහරි ලෝකයේ හොඳම හෝටලයට ගිහින් බඩ පැලෙන්න කනවා" කියලා. ඒක මට දැන්මම කරන්න බෑ. මොකද මා ගාව සල්ලි නෑනෙ. අනික මේ හොඳම හෝටලය හොයාගෙන යන්න වෙලාවත් නෙමෙයි. මම ඒකදානවා කවදාහරි/සමහරවිට (Someday/may be) කරන ගොඩට.
ඊළඟට මට හම්බවෙනවා සිතියමක් වගේ දෙයක්. ඒක සම්බන්ධ කාර්යයකුත් නෑ. ඒත් කවදාහරි මම චාරිකාවක් යන දවසට මේක ප්රයෝජනවත් වෙයි. ඒක Reference ගොඩේ එකතු කරනවා.ඒ ගොඩට දාන්නේ මම කරන්න ඉන්න කාර්යයන්ට උදව් වෙයි කියලා හිතෙන ඒවා.
මම ඒ උදාහරණ දුන්නේ කිසියම් කාර්යයකට සම්බන්ධ නැති ඒවට. දැන් බලමු කාර්යයකට සම්බන්ධ ඒවා. හිතමු මට කාර් එකේ බ්රේක් හදාගන්න ඕනෙ. මේක කිසියම් දෙයක් කරන්න තියෙන වැඩක්නෙ. එතකොටම මම බලන්න ඕන දේ තමයි ඒක සාර්ථකව නිමා කරන්න නම් කරන්න ඕනෙ ඊළඟ වැඩය මොකක්ද (What is the next action?) කියලා තීරණය කරන එක. අපි කාර් එක හදන වැඩය ගමුකො. කෙනෙකුට ඒකෙදි කරන්න තියෙන ඊළඟ දේ කාර් එක ගරාජ් එකට දාන එක වෙන්න පුළුවන්. තව කෙනෙකුට කෝල් කරලා ගරාජ් එක ඇරලද නැද්ද? කියලා බලන එක වෙන්න පුළුවන්. තව කෙනෙකුට මොකක්ද හොඳ ගරාජ් එක කියලා යාළුවෙකුගෙන් අහගන්න එක වෙන්න පුළුවන්.
ඊළඟ දේ දැනගත්තම හරිම ලේසියි ඒ සම්පූර්ණ දේ ඉක්මණින් කරන්න. ඒ කාර්යයට ගතවෙන්නෙ විනාඩි දෙකකට අඩු කාලයක් නම් එවලෙම ඒක කරන්න (Do it) කියලයි කතුවරයා කියන්නෙ. මට හිතිච්ච විදිහට නම් මේක තමයි ක්රමයේ තියෙන ලොකුම වාසිය. විනාඩි දෙකකට අඩු වැඩ එවලෙම. හිතට එන වෙලේම. උදාහරණෙකට ගරාජ් එකේ ඉඩ තියෙනවද කියන එක එවලෙම අහන්න පුළුවන්.
එහෙම නැතුව මෙහෙම උනොත්. අපිට හොඳ ගරාජ් එකක් හොයාගන්න ඕනෙ හිතිලා අපි යාළුවෙකුට කියනවා එහෙම එකක් හොයලා කියන්න (Delegate it) කියලා. ඉතින් එයා උත්තරයක් දෙනකම් අපි කාර්යය දාගන්නවා waiting ලිස්ට් එකට.
යම්කිසි විශේෂ දිනයක කරන්න ඕනෙ දේවල් දාගන්නෙ කැලැන්ඩර් (Calendar) කියන කොටසට. උදාහරණෙකට ගරාජ් හිමියා කියනවා ලබන සෙනසුරාදා තමයි වාහනේ හදන්න පුළුවන් කියලා. ඉතින් අපේ කාර්යය එදාට දාගන්නවා.
Next actions කියලා කියන්නෙ අපිට ඒ දේ කරන්න ඉඩක් ලැබිච්ච හැටියෙම කරන්න ඕනෙ කියන ලෑස්තුව. උදාහරණෙකට අපි ඉන්න තැන ඉඳන් වෙන තැනකට යන්න ඕනාවෙන කාර්යයක්.
මේ ඔක්කොටම අමතරව අපේ කාර්යය ලොකු නම් අපි ඒක ප්රොජෙක්ට් (Project) එකක් විදිහට සළකලා ආයෙ කුඩා කාර්යයන්ට වෙන් කරගෙන එනවා.
ඔන්න ඕක තමයි පොතේ කතාව. ඕගොල්ලොත් කැමති නම් මෙතනින් ගිහින් බාගෙන කියවලා බලන්න.
- දැන් ගන්න කොළ කෑල්ලකුයි පෑනකුයි.
- ලියන්නකො මේ වෙලේ ඔයාට කරන්න තියෙන වැදගත්ම කාර්යය කියලා හිතෙන දේ.
- ඊළඟට ඔයා ඒ කාර්යය ඉවර කරා කියලා තීරණය කරන්නේ කොහොමද කියලත් ලියන්න. ඒ කියන්නෙ කාර්යය සාර්ථකයි කියලා තීරණය කරන මිනුම් දණ්ඩ.
- ඊටපස්සෙ ලියන්න ඒ කාර්යය කරන්න ඊළඟට කරන්න ඕනදේ.
- ඒකට යන්නෙ මිනිත්තු දෙකට අඩුවෙන්ද? එහෙනම් දැන්මම කරන්න.
ඉස්සුවේ
මෙතනින්
නිවිහැනහිල්ලේ කියවන්න ඕනා..... 
